Jak zorganizować świetną konferencję?

Konferencja to znacznie bardziej złożone wydarzenie niż wykład ze względu na dużą liczbę elementów składowych, jak i na spełniane funkcje. Jest ona czymś więcej niż jedynie narzędziem do przekazywania wiedzy, dlatego też tak ważne jest zarówno w życiu firm jak i środowiska naukowego, aby organizować konferencje, bowiem pomagają one w budowaniu sieci wielopłaszczyznowych relacji. Zarówno poszerzanie wiedzy jak i zacieśnianie więzi wewnątrz środowiska to główne kryteria, które należy koniecznie wziąć pod uwagę przy organizowaniu każdego wydarzenia tego typu.

Nie myśl tylko o sobie – zwróć uwagę na grupę docelową

Jako że nikt nie organizuje konferencji dla siebie najważniejsze jest, aby dobrze przygotować temat pod grupę docelową, czyli taki, który będzie związany z jej zainteresowaniami. Czynnik ten choć banalny często umyka uwadze, a przecież jest kluczowy, aby konferencja była wydarzeniem wyjątkowym dla każdego uczestnika. Dobra organizacja konferencji to wyłom w porządku codziennej rutyny dla zaproszonych osób. Często przygotowuje się ją dla grupy osób znanej od lat, dlatego powinno się dokładnie prześledzić predyspozycje i zainteresowania osób, które wezmą w niej udział. Niezwykle istotną sprawą jest, aby utrzymać koncentrację uczestników na danym temacie, co nie jest wcale proste, gdyż najczęściej konferencję stanowią opcję do odprężenia od codziennej pracy.

Jak podejść do organizacji konferencji?

organizacja konferencji

Organizacja konferencji powinna być potraktowana jako tworzenie eventu. Patrząc na wydarzenia organizowane przez największe firmy w USA pierwszym co rzuca się w oczy są ogromne starania o utrzymanie wrażenia towarzyskiej swobody i karnawałowej atmosfery. Dobrym środkiem jest stworzenie widowiska, będącego rodzajem spektaklu, które wcale nie będzie niczym groteskowym nawet w przypadku wydarzeń organizowanych przez środowiska naukowe i akademickie. W tym artykule postaramy się także odpowiedzieć na kluczową kwestię, czyli jak rozwiązać problem utrzymania uwagi przez uczestników i pomagać im w nawiązywaniu wartościowych relacji.

Co sprawi, że konferencja odniesie sukces?

Chociaż organizacja konferencji to temat dość rozległy, w ramach którego możemy znaleźć wiele problemów, jak i uniwersalnych rozwiązań. Wystarczy jednak, aby zdać sobie sprawę z tego, że kwestią kluczową jest przykuwanie uwagi, co warto wykorzystać również w materiałach promocyjnych, ale nie tylko w nich. Warto wymienić kilka kluczowych punktów, które sprawią, że nasza konferencja będzie świetna i wyjątkowa, a są to:

  • niebanalna lokalizacja konferencji – jako, że organizacja konferencji zaczyna się na długo przed samym wydarzeniem to warto zastosować proces sondowania i testowania dostępnych możliwości lokalizacyjnych. Jest to o tyle ważne, że odpowiednie miejsce, wyposażone w dobre zaplecze techniczne, infrastrukturę konferencyjną oraz odpowiednio skomunikowane sprawi, że łatwo będzie pełnić obie funkcje – edukacyjną oraz relacyjną. Niezwykle istotne jest poczucie komfortu i przebywania w zadbanej przestrzeni, bowiem sprzyja to koncentracji i nawiązywaniu kontaktów. Z tego powodu warto rozważyć również miejsca nieoczywiste.
  • profesjonalne multimedia – czasy, kiedy jedynym sprzętem, na jaki mógł liczyć prelegent były projektor, wskaźnik, tablica i zestaw flamastrów odeszły do lamusa. Szybki rozwój technologiczny sprawił, że obecnie niemożliwa jest organizacji konferencji w ciekawy sposób bez wykorzystania multimediów. Uczestnik powinien cały czas brać udział w spektaklu, a zatem kluczowe są dobrze przygotowane i zgrane efekty audiowizualne.
  • nowoczesne technologie – nieocenioną pomocą dla organizatorów są najnowsze technologie, które uproszczą i automatyzują wiele procesów, poza tym można je wykorzystać również do wzbogacenia doświadczenia uczestników. Niesamowite efekty daje wykorzystanie specjalnych materiałów konferencyjnych za pomocą takich rozwiązań jak VR czy AR.

Zadbaj o ekspertów i prelegentów

Mało który prelegent może pochwalić się charyzmą na miarę Steve’a Jobs’a. Ważne jest jednak, aby przy organizacji konferencji nie zapomnieć o zapewnieniu poczucia bezpieczeństwa także osobom, które będą coś prezentować, omawiać, czy przedstawiać. Czynnik ten często się pomija, a jest niesłychanie ważny. Trzeba zapewnić im najwyższy poziom obsługi elementów technicznych oraz wsparcia logistycznego. Świetną praktyką jest służenie radą odnośnie wzbogacenia ich występu – nie w warstwie treściowej, a technicznej, czyli dyskusja na temat sposobu przedstawienia tematu prelekcji oraz połączenie jej z elementami multimedialnymi.

Podsumowanie czyli najważniejsze sprawy

Wszelkiego rodzaju konferencje, kongresy jak i konwenty to istotna część życia w wielu branżach. Ich zadaniem jest przekazywanie wiedzy oraz budowanie relacji wielopłaszczyznowych, a przy okazji zwiększenie lojalności wśród pracowników i partnerów biznesowych. Z tego powodu też organizacja konferencji powinna opierać się na modelu spektaklu, bowiem stanowi ona najlepszą okazję do przekraczania samych celów biznesowych, pozwalając na stworzenie emocjonalnego stosunku do firmy.

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *